Kayıtlı elektronik posta (KEP), Yönetmelikte “elektronik iletilerin, gönderimi ve
teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan,
elektronik postanın nitelikli şekli” olarak tanımlanmaktadır. KEP iletisi de “KEP
sistemi içerisinde KEPHS tarafından üretilen KEP delilini içeren ve KEPHS’ nin
işlem sertifikası ve zaman damgası ile imzalanmış ileti” olarak ifade edilmektedir.
KEP sistemi, elektronik iletişim platformları aracılığıyla gerçekleşen,
gönderildi ve alındı onayları da dâhil olmak üzere KEP iletilerinin tüm
süreçlerine ilişkin olarak KEP delili oluşturulması, güvenli bir şekilde kimlik
tespiti yapılması, KEP hesabı, KEP rehberi ve arşiv hizmetleri verilmesi gibi
işlevlere sahip olan sistemdir. KEP sisteminde, standart e-posta adresleri
kullanılmamakta, yetkili KEPHS tarafından, hesap sahibinin resmi belgelere dayanılarak
kimlik bilgileri alınarak tahsis edilen/sağlanan kayıtlı e-posta adresleri
kullanılmaktadır.
KEP adresi sahibi gerçek veya tüzel kullanıcıların (gönderici veya alıcı),
gerçekten o kişi olduklarının adres tahsisi/sağlanması aşamasında tespit edilmesi,
hesap sahibinin KEP adresiyle ilgili yükümlülüklerinin ve sorumluluklarının
farkında olması ve bunları bir sözleşme ve taahhütnameyi bizzat imzalayarak beyan
etmesi büyük önem arz etmektedir.
